Designet et system for tidsstyring og rapportering som var i produksjon i årevis uten vesentlige endringer.

Situasjon. Teamet manglet en pålitelig måte å styre tid og rapportere fremdrift på. Det betyr som regel at det hele foregår spredt i regneark og folks hukommelse, og at rapporteringen blir et kappløp ved slutten av hver periode i stedet for noe som bare følger naturlig av måten folk jobber på.

Oppgave. Oppgaven var å bygge et system for begge deler som faktisk ville vare.

Handling. Et system for tidsstyring og rapportering ble utformet rundt måten teamet faktisk jobbet på, i stedet for å påtvinge en ferdig standardprosess som de ville ha funnet veier rundt. Det er hele knepet med interne verktøy — passer det til den virkelige arbeidsflyten, bruker folk det; kjemper det mot arbeidsflyten, forlater de det i det stille, og man er tilbake til regnearkene. Derfor ble det bygget for å passe virkeligheten i stedet for et ideal.

Resultat. Systemet var i produksjonsbruk i årevis uten noen vesentlige endringer. Det er komplimentet man ønsker seg for et internt verktøy — ikke at det var imponerende, men at det bare fortsatte å virke og at ingen noen gang trengte å erstatte det. Noe som overlever år med daglig bruk uten å bli rørt, var tydelig bygget for å passe.