Forbedret kommunikasjonen og samarbeidet i teamet ved å innføre Slack, Mattermost, 1Password og Jira, og sparte 8 000 arbeidstimer.

Situasjon. Etter hvert som teamet ble større, hadde ikke kommunikasjonen og verktøyene holdt tritt, og det merktes. Ting ble sagt ett sted og gikk hus forbi hos dem som trengte å vite det, arbeid ble gjort dobbelt fordi ingen kunne se hva andre allerede hadde gjort, og det tok lengre tid å koordinere noe som helst enn å gjøre selve arbeidet. Den typen friksjon er usynlig fra dag til dag, men den summerer seg til mye tapt tid.

Oppgave. Målet var å rette opp hvordan teamet kommuniserte og samarbeidet, og hente tilbake tiden som stille og rolig lakk ut i all den friksjonen.

Handling. Verktøyene ble innført og standardisert, og — dette er den delen som faktisk betyr noe — praksisen for hvordan de skulle brukes, ble lagt fast, slik at de ikke bare ble enda et sted å sjekke. Slack og Mattermost for kommunikasjon, 1Password slik at delte hemmeligheter ikke ble sendt rundt på måter ingen kunne spore, Jira slik at arbeidet ble fulgt opp på ett sted i stedet for å leve i hodene og innboksene til folk. Verktøyene var den enkle biten; å få alle til faktisk å bruke dem på samme måte var det egentlige arbeidet.

Resultat. Kommunikasjonen og samarbeidet ble merkbart bedre, og det strømlinjeformede oppsettet sparte noe i størrelsesorden 8 000 arbeidstimer — tid som hadde gått med til å jage etter informasjon og gjøre arbeid om igjen, og som nå gikk til faktiske leveranser.